Confira quais são as 5 dicas indispensáveis para fazer um evento online de sucesso

Os eventos online permitem um alcance ilimitado de público com custo de produção consideravelmente reduzidos. Sem preocupação com logística e espaço físico, esse formato de evento tem ganhado muita força. Entretanto, para realizar um evento online de sucesso há alguns itens essenciais que você deve considerar no seu planejamento.  

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Na lista a seguir, a Chroma Garden te conta quais são os passos indispensáveis  para garantir o sucesso do seu evento online. Com essas cinco dicas essenciais você saberá fazer, além de um evento com conteúdo interessante, uma experiência marcante e genuína para o seu público. 

1. Conheça o seu público

Uma boa comunicação nas mídias digitais é fundamental para gerar uma ligação de confiança e promover o interesse nos seus produtos ou serviços. Por isso, você tem que falar a mesma língua que seu público se quiser fazer um evento online de sucesso!

Para se certificar de que a sua marca está em perfeita sintonia com a linguagem da sua audiência, recomendamos incluir desde o princípio do planejamento de um evento online, uma pesquisa extensa sobre quais são as dores e necessidades dos potenciais participantes e suas preferências. Dessa forma, você garante uma comunicação clara e assertiva, com a interação constante da sua audiência durante todas as etapas de divulgação do evento.

Para medir a receptividade do público em geral, você pode usar as redes sociais como parâmetro e ir direcionando suas ações conforme a reação das pessoas. 

2. Ofereça um conteúdo que faça a diferença

A produção de um evento presencial ou online vai além da entrega de um serviço ou produto, quando produzimos um evento, entregamos uma experiência para o público. Na era da revolução digital, estamos sempre conectados, e no evento online a soma das experiências de cada pessoa pode valorizar ainda mais o resultado final. 

Desta forma, todo o seu conteúdo precisa ser relevante, atual e direcionado para o nicho específico que o seu evento vai atender. Além disso, você pode e deve utilizar a tecnologia a seu favor. Graças ao poder do streaming, as pessoas podem acompanhar ao vivo tudo o que acontece no seu evento em seus dispositivos preferidos. Porém, o que estamos propondo aqui não é apenas oferecer só mais uma transmissão ao vivo de conteúdo e sim uma plataforma digital exclusiva para os seus participantes.

Um ambiente virtual, criado integralmente apenas para o seu evento, com áreas específicas para plenárias, salas virtuais, ferramentas de interação para o público e outros recursos interativos. Isso vai destacar o seu evento online dos demais, valorizando as características inovadoras da proposta além do conteúdo e da experiência como um todo.

3. Divulgue, divulgue e divulgue!

Divulgar de maneira criativa o seu evento online pode ser a melhor alternativa para se relacionar com os participantes e stakeholders. Isso acontece porque as marcas e empresas que sabem falar a língua que do seu público recebem mais respostas positivas quando promovem uma ação de engajamento.

Desta forma, crie expectativas a respeito do seu evento online, divulgue prévias nas redes sociais, convide seu público a se inscrever antecipadamente e lhe recompense com isso! Produza conteúdo para quem acessa o site do evento antecipadamente, gere curiosidade e expectativa com vinhetas e vídeos curtos. Essas ações promovem uma continuidade durante as fases de organização e podem resultar em um crescimento significativo da participação e do alcance do evento. 

Além de explorar todo o território das redes sociais, é importante usar estratégias de SEO, assim você pode posicionar o site do evento de forma relevante dentro das buscas do Google, facilitando a “descoberta” do assunto abordado, por uma potencial audiência.

4. Execute o seu evento com tranquilidade

Contar com uma equipe qualificada e que ofereça um bom suporte durante todas as etapas de desenvolvimento do seu evento online é imprescindível. Por isso, se certifique de que a equipe de produção compreende bem toda a estrutura necessária para colocar em prática um evento online de qualidade. 

Elabore uma lista com itens essenciais que precisam de atenção para que a transmissão de todo o conteúdo do evento alcance sua audiência com qualidade. Veja a seguir alguns pontos que precisam ser considerados:

• Estabilidade da transmissão (garantida por uma boa conexão com a Internet).
• Conteúdo personalizado de acordo com a identidade da sua marca ou serviço.
• Tecnologia adequada para acessar o evento ou a plataforma digital.
• Teste a velocidade da transmissão e todo o funcionamento da plataforma digital com antecedência. 
• É muito importante ter sistemas de backup para evitar qualquer perda de conteúdo durante sua transmissão.
• Faça ensaios prévios, mesmo o evento sendo online, é necessário que os participantes estejam bem preparados.
• Considere que sua audiência não irá dar foco total ao seu evento online durante toda a duração da transmissão, as pessoas tendem a realizar outras atividades enquanto acompanham.
• A realidade de um streaming exige que o conteúdo seja criado especialmente para essa finalidade. Animações muito densas e vídeos com ritmo frenético não funcionam bem para esse tipo de transmissão de conteúdo. 

Dê preferência para quem já possui experiência no setor de eventos online, otimizando o processo de produção completo e diminuindo o risco de imprevistos. Dessa forma, você garante que todas as ações e estratégias de execução serão feitas da maneira mais eficaz possível. Esses cuidados garantem que no dia do evento, tudo saia como o planejado e que o resultado vá muito além do esperado!

5. Tenha uma estrutura completa ao seu dispor

Você acha que um evento online demanda menos esforço para ter sucesso? Engano seu.

Para entregar muito mais que um conteúdo e oferecer uma experiência legítima e imersiva para os participantes, é necessário ter o apoio de uma estrutura completa, levando em consideração todos os equipamentos necessários para uma transmissão de qualidade, um palestrante bem ensaiado, boas respostas às interações e no funcionamento de todas as ferramentas disponibilizadas aos participantes.

Os testes prévios de velocidade do streaming, da plataforma digital e de todos os outros componentes que serão usados no dia, é fundamental para garantir um evento online de sucesso.

Conte com a tecnologia para promover uma experiência impactante e gerar uma credibilidade legítima para sua marca ou serviço. Para que isso se torne realidade, não se esqueça dos seguintes itens:

• Fale a mesma língua que a sua audiência para que sua comunicação seja eficaz e assim você irá garantir um alto nível de interação.
• Conte com a tecnologia para interagir com o seu público de diversas maneiras (se apoie na tecnologia para oferecer ferramentas que promovem o engajamento)
• O conteúdo audiovisual faz o seu evento se destacar dos concorrentes e gera credibilidade (invista em uma identidade visual personalizada, em um ambiente virtual exclusivo e uma plataforma virtual inédita)
• Divulgue como se não houvesse amanhã! Atinja o máximo da sua audiência em potencial
• A execução precisa ser excelente, você precisa se certificar de que não vai haver interrupção na transmissão e nenhum problema técnico
• Teste várias vezes as ferramentas, a conexão e todo o funcionamento da estrutura do evento.

Dessa forma, você vai poder garantir o sucesso de um evento online e promover uma conexão genuína entre os seus colaboradores e a sua audiência. 

Isso pode te colocar bem no centro de atenções do mercado, te deixando em evidência não apenas entre os seus colegas e seus líderes mas, também entre os profissionais que estarão participando do evento online. 

Gostou do artigo? Então, conheça as nossas ferramentas para realizar um evento online. Entre em contato conosco e saiba mais!

Redação: Marcia Vinhoti